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会务的含义、内容以及工作流程
2019-08-29 13:50

  南京会务公司可谓是百花盛开,竞相争夺市场资源,这源于会务服务的市场成熟化。无论是大型公司还是酒店、连锁企业等等,都一定经常有关于公司事项的会议议程等等,那么会务公司就是负责为这些会议进行统筹规划的,字面解释就是对会议提供全方位的周到服务。可能大家这样听还是不太懂,小编总结了南京会务公司的相关工作流程给大家做个参考,一起来看一下大家就清楚啦。


  一、会务是什么意思


  会务,指有关会议议程安排的事务,关于某些团体组织或会议的事务。 会务,从字面上来解释就是对会议进行服务,本身其实是一个短语,现在会务已经逐渐成为了一个词语,很多人现在说的会务,其实就是指会议。


  二、会务服务是什么


  会务服务指为各类大、中型会议,展览或团队活动提供全程策划执行的一个综合性服务项目。一般包括:会务旅游,会务设备租赁,会场搭建布置,演出服务,会务礼品,出国考察,拓展活动,公共关系,会务策划,礼仪服务等众多服务项目。


  三、会务工作流程


  (一)、 了解会议要求


  1、接受会议安排:


  (1)操作规则:接受会议安排,问清楚尚不完整或模糊不清的问题。


  (2)质量标准或要求:保管会议通知,确认有关问题。


  2、研究会议方案:


  (1)操作规则:把握客 户要求,理清接待思路。


  (2)质量标准或要求:熟知举办会议单位与会人数、会议主题、时间、会标、台型要求、所需物品与设备及特殊要求。


  (二)、布置会场


  1、准备设备与物品


  (1)操作规则:①根据会议通知单要求,准备好所需设备(灯光、音响、话筒、空调等)。②准备服务用品(台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、茶杯、会标、旗帜、音带、指示牌、鲜花等)。


  (2)质量标准或要求:设备完好、有效,用品齐备、清洁、完美、庄重。


  2、确定台型并摆台


  (1)操作规则:根据会议性质和主办单位要求,确定主席台位置,合理设置台型。


  (2)质量标准或要求:①台型符合要求,能烘托会议主题。②桌子摆放整齐、无摇晃。③桌位等于或略多于会议人数。


  3、摆椅子


  (1)操作规则:双手轻提椅背,用右膝盖轻顶椅背,依次将椅子放在桌后,椅子前沿与桌面边缘相切。


  (2)质量标准或要求:①搬轻放,椅子干净,排放整齐美观。②课桌式横看、竖看、斜看成一条直线。③准备若干把椅子备用。


  4、摆信笺、铅笔


  (1)操作规则:①将信笺轻放于每个座位的桌面上,纸与纸间距均匀,纸下边距桌边两指。②笔削好斜放于信笺上。


  (2)质量标准或要求:①信笺中心线在一条直线上。②笔尖朝前呈45度摆放在信笺上。③笔尾靠信笺下端,标志朝上。


  5、摆茶杯


  (1)操作规则:①左手端托,右手将配有垫碟的茶杯均匀放在桌面上杯柄朝右,杯内茶叶统一放置、适量。②无垫碟改放杯垫,或根据主办单位要求放矿泉水。


  (2)质量标准或要求:①摆放整齐、统一,茶碟右边缘与椅子右边缘在一条直线上。②课桌式,茶杯摆放横看、竖看、侧看都呈一条直线。③回字式,茶杯摆放侧看平行、整齐、美观。④杯碟上边缘与桌边距3-3。5cm,杯柄与桌面约成45度角。


  6、摆香巾篮


  (1)操作规则:左手端托,右手将香巾篮放于茶碟右侧。


  (2)质量标准或要求:香巾篮完好、洁净,左边缘距茶碟2-2。5cm,上边缘距桌边3cm。


  7、摆烟缸


  (1)操作规则:①左手端托,右手将烟缸放于两茶碟中间。②无烟会场不放烟缸,但要准备吸烟区。


  (2)质量标准或要求:烟缸距桌边1.5-2cm。


  8、调试音响、话筒、投影设备


  (1)操作规则:将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发言席(特殊情况按主办方要求摆放),调试音响至最佳状态,并试放所要求的音带。


  (2)质量标准或要求:音质好,无噪音,音量适中,所有座位均能听清。


  9、摆指示水牌


  (1)操作规则:摆放于大堂及会场门口显眼位置,便于指引客人进入会场。


  (2)质量标准或要求:指示牌庄重大方,文字表述清楚。

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  10、摆席位桌签卡


  (1)操作规则:必须请主办方单位指导,摆放席位卡。


  (2)质量标准或要求:①席位卡庄重大方,摆放整齐。②请主办单位反复核对,确保无误。


  11、摆讲台


  (1)操作规则:按主办要求摆放于确当位置。


  (2)质量标准或要求:讲台干净、庄重、无摇晃。


  12、挂会标


  (1)操作规则:按主办方要求制会标,挂于合适位置。


  (2)质量标准或要求:文字正确无误,字迹美观大方。


  13、摆放盆花及绿色植物


  (1)操作规则:①盆花摆放于主席台上,一般摆放两盆于主席位和副主席位。②绿色植物放于主席台后,主席台前边缘摆矮小的绿色植物及盆花,会场四周摆放绿色植物。


  (2)质量标准或要求:①盆花及绿色植物新鲜、美观、无枯叶。②高矮能适合会场环境布置要求。


  14、插旗帜


  (1)操作规则:国旗或党旗或红旗,摆放在主席台后两侧。


  (2)质量标准或要求:旗帜颜色鲜艳、干净、无皱褶。


  15、摆放果盘


  (1)操作规则:根据主办单位要求摆果盘,盘中放水果、干果等。


  (2)质量标准或要求:装盘美观。水果清洁无水迹、无坏烂、干果无异味变质。


  (三)、 会前准备开水和室温、灯光调控


  1、打开水


  (1)操作规则:会议前一小时准备好暖瓶,到开水房打开水。


  (2)质量标准或要求:开水准备充分,温度在80度以上,暖瓶要干净无破损,保温性能良好,不漏水。


  2、开空调


  (1)操作规则:会议前一小时打开空调(先打开电源开关,再打开空调开关)。


  (2)质量标准或要求: 室内温度调控,冬天保持19~22度,夏天24~27度。


  3、开 灯


  (1)操作规则:与会人员到场后视需要打开灯光。


  (2)质量标准或要求: 灯泡完好,光线充足,并根据要求适当调控灯光。

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  4、站 位


  (1)操作规则:服务员提前半小时站于指定位置迎客。


  (2)质量标准或要求:站姿正确,面带微笑。


  (四)、 会中服务


  1、引领入座


  (1)操作规则:引领领导入上座,双手轻提起椅子请领导入座,然后用膝盖轻顶椅背至领导腿部,请其坐下。


  (2)质量标准或要求:椅子轻拿轻放,使用礼貌用语。


  2、上香巾


  (1)操作规则:①左手端托,右手拿香巾夹,站在领导右后侧为领导递香巾。②不能挡住领导的视线。


  (2)质量标准或要求:香巾干净无异味,冬天在35度左右,夏天上冰毛巾。


  3、斟茶


  (1)操作规则:左脚在前,右脚在后,右手提暖瓶,左手小指与无名指夹住盖杯,拇指与食指拿杯柄,在客人右后侧为客人斟倒茶水,然后轻轻放回杯碟中,并示意客人用茶。


  (2)质量标准或要求:服务员进入会议室服务时,应抬头挺胸、大方得体;动作敏捷,轻拿轻放,茶水倒至8分满。


  4、烟灰缸


  (1)操作规则:烟灰缸内烟头超过5个或每20分钟进行更换,放置时小指垫于缸底,以防发出声响。


  (2)质量标准或要求:服务员进入会议室服务时,应抬头挺胸、大方得体;动作敏捷,轻拿轻放,先取走已满烟灰缸,在递送新的。


  5、会中特殊情况处理


  (1)操作规则:①客人使用话筒时,视情况调节音量大小。②主席台领导半小时不喝茶,应重新更换一杯。③每20-30分钟为台下客人巡回补充茶水一次。如主要客人开始讲话则停止一些茶水活动。


  (2)质量标准或要求:保持会场安静,做到“三轻”“四勤”,不打扰客人。


  6、会中休息服务


  (1)操作规则:快速进行会场小整理,补充、更换物品。


  (2)质量标准或要求:动作敏捷,轻拿轻放,保持安静。


  7、送客


  (1)操作规则:会议结束前10分钟,服务员应站在门口,微笑着向客人道别。


  (2)质量标准或要求:站姿正确,面带微笑。


  (五)、 会后服务


  1、检查会场


  (1)操作规则:①检查有无客人遗留物品及文件,如有,及时送交主办方。②检查有无损坏的设施设备及用具,如有,将数目及损坏情况与会务组人员核实后送收银处。


  (2)质量标准或要求:仔细、认真、做好记录;数目准确、不弄虚作假。


  2、整理用品及清洁卫生


  (1)操作规则:①整理会场。②将茶叶倒入垃圾捅,点清茶杯数目,清洗保存。③会场剩余物品点清数目汇报主管,并做好卫生清理工作。


  (2)质量标准或要求:清点仔细、及时回收,物品轻拿轻放,归类摆放。


  3、检查设施设备


  (1)操作规则:①对灯光、音响、桌椅、门窗、地面、空调、消防栓、灭火器等进行检查,发现问题及时上报维修。②关闭灯、空调及门锁。


  (2)质量标准或要求:仔细、认真,消除一切安全隐患。


  (六)、 专项指导书


  1、引领客人时


  引领客人时,应立正站立,手臂平伸,五指并拢,手心朝上,指向前进方向,“这边请。”如需带路则在前方保持距客人约3米的距离带路。到达楼梯时,应停步,手平伸,指向楼梯方向:“请。”每到一转弯处,都需做出同样手势。


  2、入座


  当来宾走近位置时,引领员应迅速到达位置,双手握住椅背两侧,一侧腿屈膝顶住椅背下端,将座椅离地轻轻拉出,幅度适中,然后,撤身立于本列后侧,一侧手指向位置,面带微笑,并道“您请入座”.整个过程要求,动作轻捷而迅速,做到安全、轻、缓、稳,切忌座椅拖地出声和让来宾等候。


  3、送客时


  会议期间,主动为出入来宾开门,动作要轻,避免弄出声响,影响会场秩序。会议结束前10分钟,要迅速到达出入通道,为来宾开门,并立于门口两侧,示意客人先走:“您请。”若客人不识行进路线,应在前方带路。到达电梯口时,应先行一步,按下电梯,并用手把住电梯门:“您请。”随后走出电梯,面带微笑,与客人道别“再见”。如需要,也可随后进入电梯。电梯到站后,应先行出门,并用手把住电梯门,让客人下梯后,手臂平伸,指示前进方向,微笑道别。


  4、持暖瓶的规范姿势


  按照站姿站立,一般都以左手来服务,因此,左手的力度应比右手大。左手握住暖瓶的手柄,右手轻轻放在暖瓶的右侧,离底部约3指的距离,右手应5指并拢,并有“请”的含意,右手不能用力,只是起到优美的作用。这时暖瓶上下垂直,顶部应与领结成一条直线,暖瓶离身体约三指的距离。

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  5、持托盘的规范姿势


  在准备好的托盘中放置一块湿毛巾,起到防滑的作用。将茶杯依次摆放整齐。左手托托盘,持托盘时,五指微微张开,空出掌心,用大拇指外侧,掌根,四指指肚托住托盘底部,大小臂呈90°角,手臂放松,起托时应保持托盘轻而稳,行走时右手臂自然前后摆动(或将右手掌并拢,保持一定的倾斜角度,轻轻扶在托盘靠近身体的一角,手掌不能发力,以保持托盘始终处于水平状态),保持托盘始终处于静止状态。

    走到客人面前时,保持站立姿势,托盘轻轻转向身体一侧,以避免在服务中碰到客人。从托盘内取茶杯时,应遵循从外到内、从右到左的顺序,先拿托盘内最外面的一个杯子,并及时调整托盘重心,依次将杯子摆放整齐,杯子应放在椅子的右上侧,杯子与椅子的垂直线成45?,桌面上的杯子应成一条线,放杯子时应避免发出声响。


  6、倒茶时的规范姿势


  按照标准的持暖瓶的要求,走到客人面前(将壶盖放在服务车上),保持站立姿势。用右手将暖瓶鸭嘴盖轻轻掀起,左手大拇指捎顶一下,以防止发出响声,然后将右手放回原处,顺势向左边轻轻送一下,这时左臂呈伸直状态,瓶口朝外,瓶底在内,瓶体自然倾斜。

    右脚向前迈一步,同时右手的小指和无名指将杯盖夹起(如果杯盖被粘在杯体上,应用力按一下即可),手心朝上,做个控杯的姿势,以防水珠落在桌子上或打湿文件,然后收腿以站立姿势于身体一侧倒水,(这过程应是一个弧形路线,以防客人碰到茶杯)并按原路放回(根据客人的要求和习惯将茶杯放置在相应的位置),轻拿轻放,然后将杯盖盖好,调整杯柄角度,然后做个“请”的手势。


  7、倒茶的几种方式


  从客人桌前倒水时,应将茶杯置于身体距桌较远的一侧倒水;从客人后侧倒水时,应注意选好角度,等待时机,拿杯、送杯要视临座的空间大小采用弧度、直线方式。


  注意事项:


  (1)向茶杯中放置茶叶时,一定要注意将茶屑筛出;


  (2)倒茶时,要保持茶水8分满;


  (3)如果来宾自带茶具,应把原有茶杯撤掉;


  (4)主席台倒水时,应先倒中间者,职位高者;


  (5)倒水时,应避免在客人面前进行;


  (6)在倒茶时一定要设计好行走的路线,做到最省时省力。


  四、会务工作流程图

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